なぜITを捨てなければならないのか

ストレージの悪夢：規制要件の拡大と、電子記録が現在訴訟で果たす重要な役割を考えると、一部の企業は安全のためにデータのあらゆるビットを保存しています。 IDCは、ストレージ需要の尺度として、昨年出荷されたディスクストレージの総量が2007年から40.5％増加したとIDCは述べています。

もちろん、ストレージメディアの価格は安くなっています。 IDCによると、1ギガバイトのディスクストレージのコストは、2007年から2008年にかけて27％以上減少しました。しかし、平均的な企業のストレージ要件が急速に拡大しているので、永遠にそれを維持することで、長期的な管理上の課題が生じ、何かを見つけなければならない頭痛につながる可能性があります。アナリスト、弁護士、ベンダーは、企業はデータをなくす方が良いが、慎重に行う方が良いと言います。

IDCのアナリスト、リック・ヴィラールス氏は、「多くの企業がストレージを捨てることができないという事実に敏感です」と述べています。急速に成長するデータストアを年々蓄積することは、持続可能ではないと彼は言います。すべてを保存している企業は、何を保存したり削除したりする必要があるのか​​よくわからないことが多いため、トラブルのために自分自身を設定しているという印が付け加えられます。

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ディスク、テープ、ネットワーク、管理の価格の上に、あまりにも多くのデータを蓄積することは、訴訟の場合に会社に出くわす可能性があります。 EMCのeディスカバリーとコンプライアンスの副社長であるAndrew Cohenは、電子データを証拠として収集するプロセスである「e-discovery」で要求されたデータを検索してコンパイルするには、このジレンマは、会社が情報を不適切に削除することによってあまりにも多くを節約したり危険にさらされたりしないようにするためのさまざまなステップを推奨しています。

データストレージの問題すべての組織は、機関のメモリ、トランザクションの検索と分析など、独自の目的で情報を保存する必要があります。等々。さらに、サーベンス・オクスリー法やHIPAA（Health Insurance Portability and Accountability Act）などの規制では、一定期間、特定の種類のコンテンツを保存する必要があります。また、このような規制も作業中であると、Enterprise Strategy Groupのアナリスト、ブライアン・バビノーは述べています。

しかし、情報を格納することはリスクを設定します。訴訟でのEディスカバリ要求は、会社のデータとデータ管理を綿密に調査することを暴露します。ストアを増やすほど、求められることが多くなり、結果を損なう可能性が高くなります。しかし、情報の保管と削除の方針が厳密で一貫性がない場合は、情報の一部が利用できない理由として、裁判所の疑義の恩恵を失う可能性があります。 規制によって、連邦規則の場合は、保管上の決定を行う方法を規定していますが、それを処方する方法についてはガイドラインを提供してください。

長年にわたってデータ規制を遵守しなければならなかった企業提出された紙片から始まる記録管理に特化した部署を持つ。法律は複雑で国によって異なるため、これらのエキスパートは、さまざまな種類のデータに対して、必要なマニュアルを用意していることが多く、IT部門の一連の手順に簡単に変換することはできません。ストレージ技術ではなく、ストレージ分析

最初のステップは、どのデータを保持しなければならないのか、それを保持する手段は何かを判断することです。 Babineau氏は、データ解析ソフトウェアを使用して、IT部門で重要な役割を果たすことができると述べています。 Exterro、Vivisimo、Autonomy、Digital Reefなどの企業は、企業のデータとその従業員のデータの使用方法を識別するのに役立つソフトウェアを販売しています。この情報は、法的目的と法人目的の両方で、何を収集し、保持すべきかを決定するのに役立ちます。

Forrester Researchのアナリスト、Andrew Reichmanは、IT部門は、保持するポリシーを細かく調整して、保存する必要があることを最小限に抑えることができます。たとえば、エグゼクティブ、バックオフィスの従業員、会社の知的財産を扱う人物などのカテゴリにユーザーを分類し、電子メールを別々に扱うことができます。しかし、これは、法的に防御できる正確で一貫性のある方針で行われなければならないと彼は言います。 "実際には敏感な小さなデータを敏感ではない残りのデータから分離することができれば、 Reichmanは言う。しかし、結局のところ、技術はあなたのためのポリシーを書くことはできない。 Babineauは、「ITとコンプライアンス担当者の間には、心の会議が必要です」と述べています。このプロセスは、2つのグループが本質的に異なる言語を使用するため困難です。 IT管​​理者は、関連付けられているアプリケーションや部門に基づいて少しのデータを見ている傾向がありますが、レコード管理者は知的財産やその他の概念に関して考えることがあります。 IDCのVillarsは、他の企業はITのチームに助言するレコードを持っているが、他の企業はグループを統合することで解決した組織的な課題であると主張している。

バックアップとアーカイブを混乱させてはならない ESGのBabineau氏によれば、チームは、ポリシーを策定するために集まってきました。バックアップとアーカイブを分離することをお勧めします。バックアップの目的はすべてのものをコピーすることであり、予期せぬデータの損失後にビジネスを回復することができます。 「何とか「データを保存するのに最適な方法だ」と変わってしまった」と彼は言います。

バックアップシステムには、ある種の情報を短時間保存するために必要な細かい制御や、彼は言う。たとえば、特定のビジネスレコードを7年間保存する必要がある場合、それを保存する間違った場所は55,000のファイルを含むバックアップテープにあります。

"7年間のビジネスレコードを保存する場合、 7万5000ファイルを7年間保存することができます」とBabineau氏は言います。また、さまざまな保存要件を持つデータタイプに対して別々のバックアッププロセスを使用することは、費用がかかり、複雑になるという点で、アーカイブは特定の期間だけ情報を選択的に保持するために使用する必要があります。バックアップから分離して特殊なツールを使用することで、このプロセスはよりスムーズに実行され、過度の情報やあまりにも少ない情報の保存を防ぐことができます。 IBM、Symantecなどは、ポリシーに基づいてバックアップとアーカイブのためのデータを分析する個別のアプリケーションを提供しており、CommVaultはバックアップとアーカイブの候補者を分けることができる単一ツールを提供しています。

電子発見の見通しは解決するのがより困難な問題を提示することができます。 Eディスカバリーには、一方の当事者が、他方の当事者との電子記録を求める訴訟において、その事件に関連すると考えられる数多くのものについて関与します。通常、e-ディスカバリーリクエストの最大の部分は、ケースに接続されているかもしれない従業員が関与する電子メールですが、ワープロ文書、ソースコード、またはその他の種類のデータも含まれているとWendy Curtis、 Orrick Harrington&Sutcliffeのeディスカバリーのためのものです。

企業が合理的に訴訟を起こすと予想されるとすぐに、その訴訟の主張に関連する人々またはプロジェクトに関連する記録を保持する義務があります。それは、それが日常的で自動であっても、そのデータのすべての消去を停止しなければならないことを意味します、なぜなら、Curtisは言います。

なぜですか？原告がeディスカバリを通じて情報を求めて、それが期限切れになってはならない日後に抹消されたと知った場合、それは不必要に訴訟費用を増加させたり、会社の事件を傷つける合併症につながる可能性がある、 このようなシナリオに対する恐怖は、組織によってすべてのデータを保存することになります。しかし、それは必ずしも良い考えではない、カーティスと他の人たち。すべてが保存されていれば、関連する部分を見つけることはますます困難になります。

一般的に、裁判所は、十分に確立された方針やスケジュールに従って行われた場合、そしてそのレコードに関連して何らかの理由で訴訟が起こると考えられる理由がない場合、裁判所は記録の削除を嫌うことはありません。 「法律と裁判所は、同社が訴訟に関与していないか、または訴訟を予期していない限り、確立された方針に従って記録を破壊するための安全な港を認める」とCurtis氏は述べている。手紙、彼女は追加します。 IT部門が誰かの古い電子メールをどのくらい頻繁に削除するか尋ねられると、「一般化では十分ではありません。 「それは正確でなければならない」金融サービス会社のように頻繁に訴訟を起こす傾向のある企業では、ITは同社の弁護士と協力してその保持方針を策定しなければならない可能性がある、とEQ発見は、 EMCのコーエン氏は次のように述べています。例えば、会社は、3年間の保有期間を必要とする法律を遵守するために、3年間のパージサイクルを持つことがあります。訴訟が発生し、法的拘束力が必要な書類があれば、それはパージポリシーを継続できるように残りの部分を分離することができなければなりません。コーエン氏は、「合法的なものを分離することができなければ、3年になることはないだろう」と述べている（

）。電子発見。彼らは間違いがないが、ほとんどの人が自分の仕事をチェックすることができるとESGのBabineauは語る。たとえば、管理者は分析を複数回実行することができ、ソフトウェアは結果の間に矛盾があった場合のレポートを配信します。

ストレージハードウェアとソフトウェアの考え方

企業がバックアップを把握したら、 、eディスカバリの戦略や方針については、製品の調査を開始できるとOvumのアナリスト、Tim Stammersは述べています。これらの製品評価を行う際には、まず自社のストレージニーズが実際どれだけ速く成長しているかを把握する必要があります。さらに、ストレージ価格が下がっていることを覚えておく必要があるため、現時点で必要以上に購入することはほとんど意味がありません。また、データ重複排除に関する戦略を検討する必要があります。多くのコピーが必要であり、必要な容量を大幅に削減する可能性があります。そして、より経済的なクラウドストレージなどの社内ストレージの代替案を検討する必要があります。 Stammers氏は、このような質問を掘り下げていないか、保存方針を検討していない企業は、間違った選択をして終了する可能性があると指摘している彼らが必要とする以上のストレージに投資しているとBabineau氏は言います。