Microsoft FindTimeを使用してOutlookで会議をより速くスケジュールする

オフィスの同僚との会議に最適な時間を見つけることは、しばしば簡単な仕事ではありません。最初に自分の都合の良い時間を聞いてから、あなたのスケジュールに合わせて、すべての人に最適な時間に到着する必要があります。会う時間を決める仕事は、出席者としての人数が少ない場合は比較的簡単ですが、出席者がより多くの人を必要とする場合はどうですか？仕事は、利用できない人や、さまざまな理由で人が捨てられる人のために、本当に厳しい状況に陥ります。

FindTime は、ミーティングをより迅速にスケジュールするのに役立つアプリケーションです。 Microsoft Outlook のアドインであるFindTimeは、体系的なアプローチで簡単に会議時間を決定するのに役立ちます。アプリは自動的に、会議に出席する必要がある人に最適な日時を提案します。したがって、合意の時間にかなり簡単に到着するのを手助けします。

FindTime for Outlook

FindTimeは整理時間を短縮します。主催者は、選択した時間をすべての出席者に提案し、全員が投票できるようにします。投票でコンセンサスが達成されると、FindTimeはあなたに代わってミーティングの招待状を送信します。そのため、通常は人と調整し、すべての人に最適な時間に到着する時間を無駄にします。

FindTimeを使い始める

ステップ1

最初のステップは、FindTimeをインストールすることです。これを行うには、Office 365アカウントにログインする必要があります。ログインしたら、OfficeストアからFindTimeをインストールできます。インストールが完了したら、Outlookを再起動すると、Outlook画面の右上隅にFindTimeアイコンが表示されます。

Outlook 2013の場合

Outlook 2016の場合

WebのOutlookの場合

注：FindTimeはOutlookのみでアクセス可能です

ステップ2

アプリケーションを設定したので、会議をスケジュールするために新しい電子メールを作成したり、既存の電子メールに返信することができます。

たとえば、既存の電子メールに返信してリストされた人との会議を設定したい場合[会議の投票で返信]をクリックします。

会議の所要時間を設定できるパネルが開きます。パネルの中央と下部で、あなたが会議に招待したい人のスケジュールを見ることができます。ここでは、複数のタイムスロットを選択し、関与する人々に投票してもらうことができます。

人の状態は色によって異なり、同じものに基づいてすべての会議に適しています。 「次へ」をクリックすると、ショートリストのタイムスロットと「会議場所」のようなタブが表示されます。あなたは今招待をする準備が整いました。

ステップ3

招待状を作成したら、メッセージ受信トレイウィンドウで「送信」をクリックして、選択したタイムスロットで投票を開始できるようにします。招待されたすべての人は、誰がいつ投票しているかに関するオンライン投票を見ることができます。あなたはあなたのお気に入りのスロットについて他人に知らせることさえできます。

投票があるとすぐに、招待状はスケジュールを取得し、会議が設定されます。オーガナイザーは、招待状の確認についての電子メールも受け取ります。

注：受取人側では、招待状を受け取るための電子メールアドレスと、FindTimeウェブサイトの投票にインターネットアクセスが必要です。また、彼らは彼らが望むどんなデバイスからでも投票することができます。受取人はPCや携帯電話にFindTimeをインストールする必要はありません。また、Office 365アカウントでも使用できます。

ここをクリックして

FindTimeの使用を開始し、 。 画像ソース：Microsoft。