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オンラインミーティングツールで時間とお金を節約

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Anonim

あなたが私のようなものであれば、ビジネスミーティングに参加することはおそらく嫌です。しかし、ワークグループのスケジュールを立ててより効果的に実行できるインターネットベースのツールが数多く生まれています。ここのツールはすべて一般的なWebブラウザで動作し、そのほとんどは無料または月額料金がかなり安いです。

複数のカレンダーの同期

最も一般的な状況は、次のような一般的なカレンダーを同期させたい場合です。誰かのPDAとMicrosoft Outlookデスクトップの間、または上司のカレンダーとアシスタントのカレンダーの間に表示されます。多くのサービスでは、作業チームメンバー間(または家族や友人間でも)のカレンダーを簡単に共有できます。 GoogleカレンダーとYahooカレンダーの両方で無料カレンダー同期が可能で、Calgoo Connect、AppleのMobileMeとiTunes、コンピュータ、iPhone、NuevaSync、SugarSyncなどの数多くの製品が両方のサービスで動作します。 BusySyncとSpanning Syncは、AppleのiCalカレンダーをGoogleカレンダーと同期させることもできます。

しかし、これらの同期サービスは必ずしも正しく機能するとは限りません。問題の一部は、ほとんどのオンラインカレンダーやスケジューリング製品では、イベントや招待状の通知に電子メールを使用するため、さまざまなカレンダープログラムがこのような電子メールメッセージを一貫した方法で認識または処理することは困難です。もう1つの問題は、URLが埋め込まれたカレンダープログラムから電子メールを受け取った場合、企業のスパム対策サービスがそれをブロックする可能性があることです。さらに別の状況では、2つの異なるMicrosoft Exchangeサーバー上の2人のユーザーが共通の会議をスケジュールすることもできます。両方のExchangeカレンダーを同じGoogleカレンダーアカウントと同期させることは可能ですが、扱いにくいことがあります。その最後の問題の1つの潜在的な解決策は、Google Apps用のCemaphoreのMailShadowを使用して、ExchangeサーバーをGoogleカレンダーと同期させることです。

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GoogleカレンダーとYahooカレンダーの両方が優れていることの1つは、定期的に電子メールのリマインダを送信することですアドレスのコレクションへの会議。

クライアントが予定を設定できるようにする

TimeDriverのダッシュボードには、さまざまな予定のステータスが表示されます。

クライアントまたは他の人々時間を直接予約するためにあなたの会社に雇われていませんか?長年の過去において、任命の秘書は上司の予定表を担当し、鉛筆と紙で会議時間を設定しました。今では、クライアントや社外の同僚に、HourTownやTimeDriverなどのセルフサービスの予定スケジューラWebサイトを指すことができます。これらのサイトでは、スタッフの空き時間と予定時間を表示できます。また、電子メールによる通知も送信され、予約を確認するためにWebブラウザ以外の特別なソフトウェアは必要ありません。町外に出るときや他には利用できないときにも、スケジュールを簡単に調整することができます。どちらのサービスも妥当なコストで利用できます:TimeDriverは無料の90日間の試用期間を有し、その後は年間30ドルです。 HourTownには、毎月2回の予約が可能な無料のプランを含む3種類のプランがあります。

共通の会議時間またはシフトスケジュールを設定する

SetMeetingでは、異なる企業の参加者の間で会議を開催するのは比較的簡単です。あなたは、異なる企業から来る人々のための共通の会合時間を手配したい状況はどうですか?会議の主催者は、一連の可能な公開時間を含む電子メール通知を送信し、各参加者にそれらの時間のうちのどれが働いているかを確認するよう依頼することができます。しかし、あなたがこの種の会議を組織しようとしたことがあるなら、あなたはどのくらい迅速にあなたがすべての電子メールの回答の下に埋葬できるかを知っています。

無料のサービスSetMeeting.com(Meeting Agentから)とDoodleはこの点で便利です。 SetMeeting.comの最大の弱点は、一度プロセスを開始すると、会議の場所を一からやり直すことなく変更することができないことです。あまり洗練されていない機能が少ないDoodleは、あなたが共通の時間を見つけるのに役立つポーリングデバイスです。あなたはそれが魅力的であると思うかもしれません。

スケープフライにはFacebookのアプリケーションがあるので、シフトカレンダーをそこに統合することもできます。

別の状況では、利用可能な時間を調整したいボランティアです。これは実際に会議のスケジューリングの問題ではありませんが、手作業でやりとりしようとする場合や、多くの前後の電子メールで手配しようとすると、時間がかかることになります。有料サービスScheduleflyとShiftboardは、この目的のために設計されています。前者はレストランスタッフのために開発されたものであり、後者は医療市場向けに建設されたものである。以来、両方の焦点を拡大し、任意のWebブラウザで実行することができます。 Scheduleflyは最大19人のユーザーが月に$ 20で始まります。 5つのユニークなログインのために、月間$ 50でスタートします。大規模なグループの場合は、料金が高くなります。

遠方の同僚に旅行アラートを送信する

Tripitのメインページには、あなたの近郊の旅行や、あなたの近郊を旅する人が表示されます

Tripit.comが提供するサービスは、まれです。ウェブサイトの背後にあるアイデアは、旅行の手配を投稿し、そのソーシャルネットワーキング機能を使用して、あなたの旅行があなたを近所に連れて行くとき、または彼らがいつ森の首の中にいるのかを知るためにあなたの同僚や仲間に伝えることです。もちろん、それを設定することは、さらに別のソーシャルネットワークに招待状を送り、Tripitサークルに参加できるだけ多くの人(または少なくとも顔を見たい人)になることを意味します。しかし、あなたの友人のネットワークを持っていれば、あなたの旅行を通知するのは比較的簡単です:あなたの航空会社またはホテル予約の確認メールを特別な住所([email protected])に転送するだけで、サイトは自動的に解析します確認の情報、誰が旅行しているかを把握し、旅程をネットワークに投稿します。このサービスは無料で、LinkedInネットワークと統合することができ、通知ネットワークを一から作成する必要はありません。

ご覧のとおり、あらゆる種類のWebベースのサービスは、直接会合をより効果的に調整することができます。あなたが10分遅れてあなたの予定を実行していることを誰にも知らせるサービスを開発する人があれば!