ペーパーレスオフィスソリューションが救急サービスを救う

この文書をすべて管理するために、National EMSはComputer Troubleshooters NRDと呼ばれていました。私たちは、現在のインフラストラクチャを評価し、このドキュメントをすべて管理するプロセスを簡素化し、健康保険のプライバシーと携帯性に関する法律やその他の政府規制の要件を満たすソリューションを考案しました。

Document Overload

ナショナルEMSはファイルボックスと大型ファイルキャビネットの開発に取り組んでいました。 6つの垂直ファイルキャビネットを備えたファイル室がファイルの保存に使用され、数ヶ月ごとにキャビネットがいっぱいになりました。その時点で、ファイルは長期倉庫保管場所に移され、7年間保管されます。一方、同社は書類を回収してオフィスと倉庫の間で宅配便を宅配するために宅配業者を雇用している。

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また、同社はメディケアとメディケイドで働くため、複数のファイルで使用するために複数のドキュメントを作成する必要があります。 1日に数十回、従業員は既存のファイルをストレージから取り出す必要があります。立ち上がるまでに約15分かかります。ファイル室に移動し、ファイルを見つけて、引き出し、机に戻します。私たちは、2人の常勤の従業員が毎日ファイルを引っ張っているのと同等の金額を浪費していると計算しています。

このペーパーシャッフルをすべてやめ、会社のワークフローを簡素化し、人件費を削減し、効率を改善する計画を立てました。 >よりスマートな文書管理

まず、ファイルキャビネットと用紙に依存しないようにすることでした。書類のすべてをデジタル化するために、Kodakの両面シートフィードスキャナをインストールしました。すべての請求担当者は現在自分の机の上に独自のスキャナーを持ち、2つの大きなKodak i1220スキャナーが現在共通の場所に配置されています。

当社のソリューションの中核となるのは、文書管理システムであるCabinet NGを導入しながら、ペーパーを一括して取り除く手助けをしています。 HIPAAやその他の規制に準拠した、より安全な監査駆動型のシステムです。この負荷を処理するサーバーをインストールしました。その負荷が会社の既存サーバーにとって高すぎるためです。この新しいサーバーは、ターミナルサーバーの役割も果たし、リモートユーザーは遅延なくシステムにアクセスできます。

キャビネットNGは既存のシステムから情報を引き出すことができるため、シンクロナイザーとリトリーバーのオプションを統合することを推奨しました既存のプログラムやインフラストラクチャに組み込むことができます。こうすることで、CNGでそのクライアントを検索しなくても、課金ソフトウェアでプルアップした特定のクライアントに必要なファイルをプルアップすることができます。シンクロナイザーを使用すると、課金ソフトウェアのような既存のデータベースの1回のインポートまたは継続中の同期が可能です。レトリーバーを使用すると、キャビネットNGを既存のプログラムまたはWebアプリケーションにリンクさせることができ、そのプログラムで顧客を引き上げると、検索者はCNGの文書をプルアップします。これは、文書管理をアップグレードまたは置換せずに既存のプログラムに統合できるため、大きな利点です。

また、CNGのワークフロー機能を利用して、より一般的なタスクの一部を自動化することを推奨しています。しかし、彼らは今オフィスの周りに紙を移動することは、電子的に行うことができます。新しいワークフローでは、すべてのタイムシートを単一のマネージャにルーティングして承認し、フォルダ全体をレビュー用の特定のユーザーに移動するなど、重要なタスクを迅速に実行できます。将来のワークフロー計画には、文書作成の一部を自動化し、承認する必要がある人物に自動的にルーティングしたり、次に編集したりすることが含まれます。

ライセンス費用を管理し続けるため、名前付きユーザーと同時ユーザーライセンスが混在するキャビネットNG 20席ライセンスを推奨しました。このようにして、同時シフトライセンスは、異なるシフトで動作するような複数のユーザに割り当てることができます。

報酬

当社ソリューションの最も重要な利点は、国家EMSが、それを保管することに関連する費用。 HIPAAおよびその他の規制への準拠は、維持しやすく、追跡が容易です。

全国のEMSは、約80時間の労働時間も取り戻すことができます。また、各ファイルに対して複数のコピーを作成していた大容量コピー機を廃止するなど、従業員は紙文書を手動でファイル化して取り出す必要がなくなります。一方、CNGの電子追跡機能は作業者の説明責任を向上させます。彼らが持っている紙の文書は、今スキャンして細断処理す​​ることができます。

Doug Smithは、Computer Troubleshooters NRDの所有者であり、所有者でもあります.Dog Smithは、今後数年間で、既存のアーカイブが必要な7年間の保管期間に達すると、徐々に倉庫スペースの用途を変えることができます。ジョージア州コヴィントンに本拠を置くIT企業で、50年以上にわたるIT関連の経験を積み重ねています。チームは、複数のMCSEを含む50以上の業界標準認定を取得しています。クラウドサービス、仮想化、完全なネットワークオーバーホールなど、中小企業向けのより現実的なハイテクソリューションについては、PC WorldのTech Auditを参照してください。

中小企業市場向けのITソリューションプロバイダであり、

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