HyLighterがドキュメントの共同作業を支援する

ドキュメントを共同作業する人々のニーズに対応するために設計された製品は、よく知られている例の1つは、Microsoft Wordのトラック変更機能です。数年前に導入されたこの機能により、ユーザーはWord文書にコメントを付けたり、他の共同作業者が受け入れたり拒否したりすることができる変更を提案することができます。

よく知られている多くのWebサービスでは、たとえば、Microsoft Office LiveやWebEx WebOfficeを使用すると、プライベートのオンラインサイトにドキュメントをアップロードし、共有、レビュー、および変更することができます。 Basecampは、ドキュメントコラボレーションのためのオンラインWriteboardと、簡単なプロジェクト管理サービスを提供します。

HyLighterは現在ベータテスト中で、ドキュメントコラボレーションのみに特化しています。

HyLighterはコメントと提案された変更を別々に追跡し、元の文書を隠していないようにします。これは、一般的なオンライン共有サービスでは利用できないメリットをもたらします。特に、直感的な色分けスキームがビジネスチームの懸念事項を強調します。 。実際には、HyLighter内でドキュメント自体を変更することはできません。そのため、一部のユーザーにとって不適切なものになる可能性があります。

HyLighterはこのインポートされたPDFドキュメント全体にわたって小文字cを間違って表示しています

HyLighterは進行中の作業なので、あなたが重要な文書を扱っているときにはそれを排他的に使用します。もしあなたがそれと二重に遭遇するなら、何か他のものを使う準備をしておいてください。たとえば、Word、PDF、およびHTML形式のドキュメントをサポートしていると言われていますが、サービスにアップロードしたPDFは完全には忠実に表示されませんでした。 （HyLighterは、上に示したスクリーンショットのような埋め込みグラフィックスを含む複数列のPDFファイルの一部が正しく表示されないことを認識しています。）一方、Word文書は完全に表示されました。 HyLighterは、グラフィックス、オーディオ、ビデオファイルのアノテーションを最終的にサポートする予定であると述べています。

HyLighterの仕組み

HyLighterは、ドキュメントの作成者と招待者コラボレーションに参加するよう求めています。 HyLighterのサイトの短いアニメーションチュートリアルでは、両方のユーザーの役割について詳細に説明しています。

発信者は、サービスにサインアップしてドキュメントをアップロードすることでプロセスを開始します。初めてサインアップしようとしたときに私は軽度の問題に遭遇しました。私は電子メールによる承認を受けていませんでした。しかし、次の2日目には成功しました。

ログインすると、スペアインターフェイスが表示されます。上には、発信したドキュメントにアクセスするためのメニューオプションと、共同作業を依頼されたドキュメントがあります。右側のペインには、プロファイルを変更したり、HyLighterで作業したいドキュメントをインポートするためのリンクがあります。

ドキュメントのインポートは簡単です。あなたは文書タイトルを提供し、PC上のファイルを探し出し、ドロップダウンメニューから選択された著作権ステータス（安全な、保留中、または適用されない）を割り当て、必要に応じて説明を入力し、

各招待者は、文書の入力を要求する電子メールメッセージを受信します。

コメント、変更ではありません

PCからオンラインサービスに文書をアップロードした後（数秒かかる）、あなたはハイライトのアカウントを設定する必要がありますそれに注釈を付ける。HyLighterのカラーバーは、カラーマーカーペンで適用される現実のハイライトに似ています。テキストをあいまいにしません。黄色いバーはコメントをした箇所を示し、青い部分は他人からのコメントを示し、緑色の部分は共通の関心事である箇所を示しています。いくつかの参加者が同じテキストについてコメントを残している場合など、コラボレーターがセグメントに特に強い関心を示している場合、暗い色の青色または緑色が表示されます。

コメントはドキュメントの右側のペインに表示されます。それぞれのコメントは著者の名前の下に表示され、著者の名前の右側にある小さな箱形アイコンをクリックすると、該当するハイライトが赤色に変わります。コメントを追加または置換すると、簡単なテキスト編集ボックスが表示され、ボールド体やイタリック体などの一般的な書式設定オプションが提供されます。

コメント欄の上にあるボタンは、追加の文書全体を作成します（例：YouTubeの動画など）。外部のデータは、HyLighter自身にアップロードすることはできません。利用可能な機能。 1つでは、ドキュメントの特定の領域にリンクされていない一般的なコメントであるG-noteを作成できます。 [

]コラボレーションが完了したら、[エクスポート]ボタンを押して文書やコメントをHTMLファイルにエクスポートすることができますサービスの有用性を制限します。 （HyLighterは今後RTF、PDF、および可能であればWord形式へのエクスポートをサポートする計画を立てています。）

HyLighterのヘルプファイルは、Easy Viewボタンを使用する回避策を提案しています。それをクリックすると、強調表示されたドキュメントが上部ペインに、コメントが下部ペインに表示されます。非常に小さいディスプレイがない限り、Easy Viewウィンドウの横にある第2の狭いウィンドウにドキュメント作成アプリケーション（Wordなど）を開くための十分なスペースがあります。手動で変更を加えることができます。明らかに、これは効率的な作業方法ではありません。

HyLighterは価値がありますか？

HyLighterがコメントを文書から切り離す方法が気に入っています。ほとんどのWebベースのコラボレーションツールでは、ドキュメント自体が変更され、その結果、多くのユーザーが関与すると、元のテキストの意図と色合いが失われる可能性があります。

ただし、コメントに溺れる危険性は非常に小さいかもしれません。一方、コメントや変更を元の文書に移す余分な作業は、大きな欠点として浮かび上がる可能性があります。

HyLighterは、ベータ期間中に無料で利用でき、本当の約束を示しています。ドキュメントでコラボレーションする必要がある場合は、自分のスタイルに合っているかどうか試してみることをおすすめします。

HyLighterの最終版が表示されたら、ユーザーは自分のサーバーにインストールできるアプリケーションとして利用できます。ホスト型サービスと同様に価格は設定されていません。

Richard Morochoveは、ITコンサルタント兼ライターです。

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