あなたがビジネスの一部である場合、遅かれ早かれ、同僚や顧客とのデータベースでコラボレーションできるようにしたいと考えています。過去に、小さなデータベースを共有する最も簡単な方法は、スプレッドシートを作成して共同編集者に電子メールで送信することでした。これは最善の方法ではありませんが、いくつかの理由でより洗練された競争に耐えてきました：
まずデータベースは、一部の人々にとって理解しにくく、スプレッドシートがより明白です。これにより、誰かがそのロジックを把握しやすくなり、行と列のグリッドも一連のテーブルを持つ典型的なリレーショナルデータベースより簡単になります。表は、多くの人、特に正式なITトレーニングがあまりない人たちが対処したいと考えるものです。 第二に、データベースコラボレーションツールは学習して使用するのが難しいです。 人々は依然としてLotus Notesを電子メールに使用します。そして、私たちの大部分は電子メールに慣れているので、輸送システムとしてそれを使用することは、それほど課税対象ではありません。第3に、適切な種類のコラボレーションアプリケーションを構築するには、どのような種類のデータを共有するかについてのスキルと理解が必要です。 3人が同じスプレッドシートまたはデータベースで作業していて、あなたのデータベースにレコードを追加/変更する人は何人いますか？何人だけがクエリやレポートをやりたいのですか？競合する同時更新を防ぐにはどうすればよいですか？
[詳細情報：最高のテレビストリーミングサービス] スプレッドシートを電子メールで送信したくない場合、選択肢は何ですか？あなたには2つの基本的な方法があります。まず、多くのインターネット互換データベースプログラムのうちの1つを使用することです。
Alpha FiveにはいくつかのWebツールが用意されています。標準版は$ 200、Filemaker Server版は$ 1000で購入できます。どちらの製品でも、インターネットプロバイダでホストされているWindowsまたはMacマシンを使用する必要があります。そうしないと、他の手段が必要になりますデータベースを稼働させているマシンをインターネットに接続することです。 （PointInSpaceはFilemaker Proのホスティングアカウントを月額$ 40で提供するプロバイダの1つであり、ZebraHostは月30ドルから30ドルからのAlpha Fiveホスティングを提供しています）Alpha Fiveでこれを行う方法に関する一連のビデオチュートリアルへのリンクです。プログラミング言語を学び、レポートの作成方法にも慣れていなければなりません。この方法には、実際のデータベースプログラムを実行しており、最も柔軟性があるという利点があります。しかし、それはスキルの点で高いエントリーコストがあり、あなたが対処したい以上のものかもしれません。ここでは、Alpha Fiveを理解するために必要なプログラミングの種類を示す画面の例を示します。 これらのいずれかで必要なスキルが気にならない場合は、おそらく2番目の方法になります。スプレッドシートと表データを共有するためのWebサービス企業の1つを使用することです。 Googleドキュメントではファイルレベルでの共同作業が可能ですが、実際にはもっと洗練されたものがあり、個々のレコードを認識することができます。 •TrackVia、ユーザーあたり月10ドル
•DabbleDB、ユーザーあたり月間8ドル
•IntuitのQuickBase 10ユーザーあたり月間250ドル
•Blist.com、ユーザー1人あたり月額10ドル、1人の管理者アカウントにつき月30ドル。
これらのすべてで、アカウントを作成して約5分でスプレッドシートをアップロードできます。スプレッドシートの最初の行にフィールド名が含まれている場合は、完了したばかりです。矢印アイコンをクリックすると、簡単に列を並べ替えることができます。あなたはマウスを数回クリックするだけで、重複するレコードをすばやく見つけ出し、差し込みテンプレートとWebサイトのフォームを作成できます。
カスタムレポートはシンプルですが、さらに詳細なスケジュール設定で共同作業者に電子メールで配布することができます。さまざまな個別の権限を持つ別の共同作業者を追加することは非常に簡単で、約30分でプロジェクトをセットアップしてチームと作業できます。良いニュースは、あなたはプログラマである必要はなく、まるで同じように行動する必要もないということです。また、ホスティング料金（サービスの一部として含まれています）を支払う必要はありません。必要なのは、Webブラウザがあなたのデータにアクセスすることだけです。
関係するものを感じるために、あなたは無料のアカウントで始めることができます。 TrackViaのケースでは、14日前にクレジットカードを提示する必要があります.dabbleDBのケースでは、あなたのデータが公開されていても構わない限り、無料のアカウントを永久に使用することができます。 blistを使用すると、コンシューマーグレードのアカウントを無期限に使用できますが、100 MB未満のデータベースに制限されます。 QuickBaseは30日間の無料トライアルと最大10人のユーザーとの共有を可能にするので、高価すぎる数人の共同作業者をサポートするための何かを探しているなら、4つのサービスはそれぞれ異なりますデータベースにデータをインポートする方法、使用可能なレポートの種類、アカウントごとに異なるデータベースとストレージの数を指定できます。そういうわけで、それぞれを試して、あなたの仕事スタイルと必要な機能に最も合ったものを見て、実際のHTMLを知らなくても実際にどれくらい得ることができるかを見てみましょう。
TrackViaでデータをインポートします。新しいデータベースを作成すると、以下の画面から3つの選択肢が表示されます。
スプレッドシートをアップロードできます。「ヒントを見る」リンクをクリックすると、警告とこれを行う方法に関する指示。 CSVファイルにデータがある場合は、データをExcelにインポートしてからTrackViaにデータを取得する必要があります。他のサービスの中には、CSVを直接インポートしたり、デスクトップやWebサイトからデータをカット&ペーストすることができます。また、サンプルデータベーステンプレートから始めるオプションもあり、TrackViaには12種類以上の異なるテンプレートが用意されています。連絡先テンプレートを選択したとします。その後、標準Webフォームを使用して連絡先レコードを1つずつ追加するか、インポートツールを使用してそのスプレッドシートを取り込むことができます。
TrackViaには、新しいデータベースレコードを収集する特別な電子メール受信トレイを監視する興味深いオプションがあります自動的に情報を投稿することができます。 Email Collectingツールを使用すると、この機能を設定するために使用できる一連の画面が表示されます。
データベースとスプレッドシートの共有に幸運を祈る！
あなたの電子メールに新しいレコードを作成させるか、既存のレコードを更新することができます。