Outlook 365 Webメールでルールを作成および管理する方法

電子メールの管理は大変な作業です。 予定通りにEメールに返信したり、重要なEメールにリマインダーを追加したりすることから、私たちの注意を引いていることがたくさんあります。 また、大量のスパムメールが受信トレイに散らばっていると頭痛の種になります。 結局、整理されていないメールボックスは重要なEメールを見つけるのを難しくします。

はい、Eメール管理は大変な仕事ですが、ありがたいことに、ルールを使ってより簡単にすることができます。 Outlook 365 Webメールは、電子メールを特定のフォルダに転送するためのさまざまな規則をサポートしています。 特定の送信者からのメールを直接削除できます。 かっこいいね。

始める前に、電子メールルールがどのように機能するかを簡単に見ていきましょう。

ルールのしくみ

ルールは、清潔で整理された受信トレイを実現するための方法です。 一般的なルールは、トリガー、アクション、および例外で構成されています。 ルールが起動されると、メールの削除、フォルダへの追加、別のアカウントへの転送などのアクションが開始されます。

ルールに関して言えば、Outlook 365にはアクションと条件の両方の選択肢がたくさんあります。 件名を一致させるか、特定のアドレスを選択するか、送信者の名前を選択することができます。

そして最良の部分はあなたが好きなだけ多くの条件を追加できるということです。 あなたがしなければならないのは正しい条件を選択することだけです。

行動についても同じことが言えます - 選択肢は豊富です。 だから、あなたがしなければならないのは、ルールを作り、さらなるルールを処理するための条件を選択し、そしてビンゴすることだけです！

ルールがどのように機能するかを確立したので、ルールの作成方法を見てみましょう。

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Outlook 365でルールを作成する方法

ステップ1 ：Outlookを開いて、右上隅にある設定アイコンをクリックしてください。 次に、下部にある[すべてのOutlook設定を表示]をクリックします。

ステップ2：左側のパネルから「Email」を選択し、次に「Rules」を選択します。 それでは、[新しいルールを追加する]オプションをタップして、新しいルールに名前を付けます。

「人」条件を選択している場合は、正しい住所を入力する必要があります。 科目に関しては、正確なキーワードを追加する必要があります。

ステップ3：あなたが条件に集中したら、アクションを追加する時が来ました。 このアクションは、上記の条件に一致するEメー​​ルを使ってやりたいことを構成します。

現時点では、Outlook 365 Webメールを使用すると、転送、削除、電子メールの固定などができます。

ステップ4 ：あなたは時々電子メールのルールを起動させたくないですか？ 表示された場合は、[例外の追加]をクリックして必要な条件を入力してください。

次に、保存をクリックします。 メールルールを作成しました。

注 ：Gmailのような他の電子メールクライアントとは異なり、新しい電子メールルールはルールの作成後に受信したメッセージに適用されます。 古いメッセージでは動作しません。

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いつより多くのルールの処理を停止しますか？

ルールを作成している間、[Stop Processing More Rule]チェックボックスに気付いたはずです。 このオプションは、受信トレイに1つのメッセージに適用される可能性があるいくつかのルールがある場合に適用されます。

たとえば、からGT NLという名前のフォルダにすべてのニュースレターを移動するというルールAと、キーワード「Android」を持つすべてのEメールを予備のメールアカウントに転送するというルールBがあるとします。

このシナリオでは、ルールAが正常に実行された後にルールBを実行したくはありません。 それが、「他のルールの処理を中止する」オプションが登場するときです。 特定の条件を満たすと、それ以上のルールの実行が停止されます。

そのためには、ルールの優先順位が適切に設定されていることを確認する必要があります。これについては、次の点で説明します。

Outlook 365でルールを編集および管理する

Outlook 365では、ルールは表の順序に従って実行されます。 ありがたいことに、順番は恒久的なものではなく、あなたは優先順位を変更することができます。

これを行うには、上矢印と下矢印をクリックします。 ルールを編集するには、編集アイコンをクリックして変更を加えます。 それらを保存することを忘れないでください！

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1.スイープメール

掃引は、受信トレイをきれいにするためのもう1つの方法です。 ルールとよく似ていますが、これを使用すると、特定の送信者からのすべてのEメールを自動的に削除できます。

単にメールを削除するのではありません。 Eメールを削除するか、最新のEメールをチェーンに入れるかを選択できます。

メールを一掃するのはとても簡単です。 気になるメールを開いて、一番上のスイープアイコンをタップするだけです。

次に、ドロップダウンからオプションを選択します。 2番目のものは自動的にルールを作成するので最も良いものです。 完了したら、[保存]をクリックします。

注 ：送信済みアイテム、下書き、迷惑メール、および削除済みアイテムフォルダーのスイープオプション。

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2.送信者とドメインをブロックする

上記とは別に、特定の送信者とドメインを完全にブロックすることができます。 [迷惑メール]セクションに移動し、[追加]をクリックして電子メールアドレスまたはドメイン名を入力します。

同時に、安全な送信者とドメインを追加することもできます。 このオプションは、重要なEメール（または重要な人々からのEメール）がゴミ箱に入れられないようにします。

単に追加をタップして、ドメイン名またはEメールアドレスを追加するだけです。

こんにちは。

まあ、それはあなたがルールを作成し管理することができ、そしてあなたの受信箱をすべての無意味な混乱からきれいに保つ方法です。 結局のところ、私たちは重要なEメールを見逃すわけにはいきません。

あなたがあなたが共有したいと思う何か面白いルールを使っているならば、以下のコメントセクションでそれらを言及してください。

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