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Microsoft OutlookとLotus Notesを使った私の最後の数ヶ月は非常に興味深いものでした。 私はデスクトップの電子メールクライアントのファンではありませんでしたが、私がこれらのアプリを使い始めたとき、私は戻ることができませんでした。 これらのクライアントが提供する最も便利な機能の1つは、ほとんどのEメール本文が同じくらい早すぎる場合に毎日Eメールを送信できるEメール・テンプレートを作成する機能です。ステーショナリーとも呼ばれます。 毎日のレポートでも、単なる確認メールでも、あらかじめ作成されたテンプレートを使用すると時間を大幅に節約できます。
私は人々が自分のSentフォルダでEメールを検索し、編集した後にそれを転送するのを見ました。 実際には、これは電子メール全体をメモリから再構成するよりも効果的ですが、件名を変更してアドレスを編集するには時間がかかることがあります。
また、手作業が含まれる場合、エラーの可能性が高まります。 それで、物事をより良くするために、Gmail、Yahoo、Outlook、および他の人気のあるEメールクライアントでEメールテンプレートを作成して使用するのを助けることができるGorgias Eメールテンプレートと呼ばれるChromeの拡張を使用することをお勧めします。
ゴルギアス入門
拡張機能をインストールしたら、拡張機能バーのアイコンをクリックして設定ページを開きます。
Gorgiasには4つのデフォルトテンプレートが付属しており、この拡張機能で何ができるかについての基本的な考え方がわかります。 新しいテンプレートを作成するには、 New Template ボタンをクリックして、名前を付けることから始めます。 その後、[テンプレートコンテンツ] フィールドに電子メールの本文を入力し始めることができます。 件名フィールドをテンプレートにも追加したい場合は、設定フィールドをクリックして 件名オプション をチェックし ます 。
Gorgiasメールテンプレートの機能
拡張機能の真の力は、テンプレートを埋めながら変数を使用できることにあります。 あなたがその人の名前を自動入力する必要があるとします。 その場合は、[変数 の 挿入]ボタンをクリックして[宛先：名]オプションを選択します。 テンプレートを挿入すると、拡張機能によって電子メールの連絡先の詳細からこれらの変数名が自動的に入力され、さまざまな連絡先に対して同様の電子メールを簡単に作成できるようになります。
もう1つの興味深い機能は テキストショートカット です。この特定のオプションを使用すると、タブキーを使用してテンプレートの完成をトリガーできます。
いくつかのテンプレートを作成したら、それをEメールに挿入します。 Gmail作成ウィンドウを開くと、右側にGorgiasボタンがあります。 拡張子には保存したすべてのテンプレートが一覧表示され、シングルクリックでそれらが電子メール本文に挿入されます。 テキストのショートカットを使用してタブボタンを押すと、作業が楽になります。
かっこいいヒント：送信されたEメールを転送し、作成ウィンドウを右クリックして既存のEメールからテンプレートを作成します。 これはクールじゃないですか？
この拡張機能の無料版では、テンプレートを単一のデバイスに限定しているため、オンラインアカウントを使用してテンプレートを同期することはできません。
あなたが仕事をしているデバイスが2つ以上ある場合は、有料アプリを購入しない限り、各システムで個別にテンプレートを作成する必要があります。 また、Chromeまたはその拡張機能をアンインストールするか、Windowsを再インストールすると、データが失われる危険性があります。 しかし月額4.99ドルで、あなたはチームテンプレート共有で同期機能を得ることができます。
結論
あなたが毎日同じような種類のEメールに取り組むなら、Gorgiasは素晴らしいアプリです。 Chromeウェブストアですでに5つ星を獲得しています。 また、開発者に連絡して、日時などのテンプレートに変数を追加しました。 今日それを試してみて、私たちとあなたの意見を共有してください。