Character Encoding - Technical Support Fundamentals from Grow with Google #9
共有フォルダ
Googleドキュメントの最も優れた機能の1つは、他のユーザーとドキュメントを共有して共同作業できるようにすることです。以前は、1つのワークグループで複数のドキュメントを共有する必要がある場合、Googleドキュメントではドキュメントごとに複数の共有通知を送信する必要がありました。
新しい共有フォルダ機能は、この問題を解決します。 1つのフォルダのアクセス許可。共有する必要のあるファイルをフォルダにドラッグアンドドロップし、[このフォルダを共有する]をクリックして、ワークグループのメンバーを招待してください。あなたのワークグループのメンバーは、このフォルダを共有したことを知らせる電子メールを受け取ります。 Google Docsにログオンすると、あなたのワークグループのメンバーは、あなたがそのフォルダに追加したファイルを見ることができ、同じグループと共有するためにファイルをフォルダにドロップすることができます。
あなたが念頭に置いておかなければならない奇妙なものが1つあります。ドキュメントが共有フォルダにある場合でも、そのドキュメントのアクセス権はファイルではなくフォルダに添付されます。
あなたのワークフローを管理する
一般的な需要が戻るのは、「アイテム」です。このアイテムは、共有フォルダに保存されています（つまり、作成したドキュメント）フォルダには整理されていないすべての文書を見ることができます。
このフィルタを利用する1つの方法は、それをドラフトステージでドキュメントを追跡するためのツールとして使用することです。
この機能を使用する際に注意すべき点が1つあります：JohnがMaryと直接レポートを共有しているとしますが、Johnはそれを持っていませんフォルダ内のレポート。 Maryがフォルダの1つに入れた場合、Johnはレポートにフォルダタグがあると表示しますが、Johnが "フォルダにないアイテム"でドキュメントをフィルタリングしても表示されます。そうすれば、マリアの行動はジョンのワークフローを妨げることはありません。 <フォルダ内にないアイテム>フィルタは、左側のナビゲーションペインの[その他の検索]メニューからアクセスできます。
Googleドキュメントでは、複数のファイルを一度にアップロードできます。
Googleドキュメントの新しいレイアウト
代替の共有
GoogleドキュメントはあなたのためではないMicrosoftには2つのドキュメント共有オプションもあります。昨年発売されたLive Meshでは、デバイスのネットワークを作成し、それらの間にフォルダを同期させることができます。 Live MeshにはLive Desktopという独自のオンラインデスクトップがあり、ネットワークやメッシュ外の人とフォルダを共有できます。ライブメッシュを使用するには、小さなプログラムをダウンロードする必要がありますが、アイテムを共有する人はライブデスクトップにサインインするだけです。 Live Meshは、PCとMacの両方のシステムで動作します。
Microsoftのもう1つの選択肢は、Skydriveというオンラインストレージスペースです。ただし、Skydriveの共有権限はあまりにも複雑すぎるので、Windows Liveユーザーの場合はLive DesktopとLive Meshをお勧めします。