4m - Message de réponse automatique en cas d'absence avec Outlook msn
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GmailやOutlook.comのような人気のあるWebベースの電子メールサービスを使用する私たちのほとんどは、私たちが自由に使えるGBのクラウドストレージがあることを考えると、おそらくアーカイブについて心配することはありません。 ただし、組織で働いている場合、またはメールを保存するためのサーバースペースが限られている教育用メールアカウントを持っている場合は、時々アーカイブする必要があります。
そのため、今日はOutlook 2010電子メールクライアントでの電子メールのアーカイブについて知っておく必要があることをすべて説明します。これは他のバージョンでも簡単に実装できます。
それでは、Outlook 2010で電子メールアーカイブを作成するところから始めましょう。
アーカイブファイルの作成
あなたがする必要がある最初の事はあなたのコンピュータのローカルにすべてのEメールを保存する新しいアーカイブファイルを作成することです。 作成するには、Outlook 2010の [ファイル]メニュー をクリックし、 [クリーンアップツール]オプションを選択します。 心配しないでください、私たちはあなたの電子メールを削除することはありません。
クリーンアップツールに、 アーカイブ というオプションが表示され ます。 それをクリックしてアーカイブ作成ウィンドウを開きます。 ウィンドウで、アーカイブしたいフォルダを選択します。 必要に応じて受信トレイ全体を選択することもできます。 アーカイブ作成時に古い電子メールを含めるには、対応する日付範囲を選択します。
最後に、ファイルをアーカイブしたい場所を指定してOKボタンをクリックしてください。 共有ドライブがコンピュータに割り当てられている場合は、それを選択することもできます。 Outlookはすべての電子メールをアーカイブとしてシステムに保存するためのPSTファイルを作成します。
アーカイブが作成されると、左側のペインのメールボックスフォルダの下に アーカイブセクションが 表示されます。 アーカイブに含めたEメールの数によっては、最初のアーカイブに時間がかかる場合があります。
アーカイブされたEメールはあなたのオンラインメールボックスと同じ構造を持ち、すべてのフォルダーとサブフォルダーがあります。 アーカイブ用に特定のフォルダのみを選択した場合は、自動的にすべてのサブフォルダが含まれます。
アーカイブするEメールを移動する
左側のバーのアーカイブセクションにドロップするだけで、電子メールをアーカイブに移動できます。 メールを一括移動するには、移動するメールを選択して右クリックし、コンテキストメニューを開きます。 ここで、フォルダセクションの下の アーカイブ フォルダを選択し、OKをクリックしてEメールを移動します。
電子メールの自動アーカイブ設定を作成することもできます。 メールボックス内の特定のフォルダだけに自動アーカイブを作成する場合は、そのフォルダを右クリックして[プロパティ]を選択し ます 。
ここで 古いアイテムの整理に 移動し、最適な設定を選択します。 メールボックス全体に自動アーカイブルールを実装するには、メニューから Outlookオプション を開き、[ 詳細設定 ]を選択し ます。
ここで[ 古いアイテムの整理設定 ]をクリックして、メールボックスのメールを自動アーカイブするためのルールを作成します。
アーカイブファイルの移動
場合によっては、あるコンピュータから別のコンピュータに切り替える必要があるか（古いコンピュータからアップグレードする）、組織の共有ドライブの空き容量が不足することがあります。 このような場合は、アーカイブファイルを移動してOutlookに再度リンクする必要があります。 それではそれがどのように行われることができるか見てみましょう。
アーカイブファイルのリンクを解除して移動する
アーカイブファイルを移動する前に、Outlookからリンクを削除する必要があります。 これを行うには、 [ファイル]メニュー を開き、 [アカウント設定] オプションを選択します。
[アカウント設定]で [データファイル]セクションに 移動すると、現在のシステムで管理していたアーカイブファイルが表示されます。
アーカイブファイルを選択して[削除]ボタンをクリック する だけです。 心配しないでください、あなたはアーカイブファイルを削除しないでしょう、しかしあなたはOutlook内のそのリンクを削除するだけです。
今すぐあなたが自由に使えるストレージドライブのいずれかを使用して新しい場所にファイルを移動します。
アーカイブファイルのリンク
アーカイブファイルをOutlookにリンクするには、Outlookのアカウント設定からもう一度 [データファイル]セクションを 開き、[追加]ボタン をクリックし ます。 バックアップしたアーカイブのPSTファイルをインポートし、アーカイブセクションからEメールを開きます。
アーカイブファイルの圧縮
アーカイブファイルをローカルのハードディスクに保存する場合は、アーカイブファイルのサイズを気にする必要はおそらくありませんが、組織内の共有ドライブまたはストレージスペースが限られているクラウドアカウントの場合アーカイブファイルを圧縮してストレージを節約するのが賢明です。
アーカイブサイズを小さくするには、右ペインの[アーカイブ]セクションを右クリックして[データファイルのプロパティ] を選択し ます 。 ここでOutlookデータファイルを開くために Advancedボタン をクリックしてください。 アーカイブファイルのサイズを縮小するには、 今すぐコンパクト ボタンをクリックするだけです。
結論
そのため、Outlook 2010での電子メールのアーカイブについて知っておくべきことはほとんどすべてであり、Outlook 2013でもこれらの手順を使用できると確信しています。 電子メールのアーカイブについて疑問がある場合は、コメントを入力してください。喜んでお手伝いします。