DocSend for Outlook - ドキュメントを使用したコミュニケーションの向上

Microsoft Outlook を使用して多数の文書を送信することがよくあります。これで、Outlookのアドオン「 DocSend 」を使用して、ドキュメントをより効果的にコミュニケーションさせることができます。 DocSend for Outlookは、文書をより効果的でより意味のあるコミュニケーションのチャネルにします。インストール後、ファイルにアクセスして、ほとんどの場合、つまり電子メールを送信するときにDocSendリンクを簡単に作成することができます。ただし、Outlook用のDocSendには、文書や添付ファイルを送信するだけではありません。 DocSend for Outlook

基本的なことから始めましょう。 DocSendは新しいアプリではありません。今ここにいました。ただし、OutlookのアドインとしてのDocSendは新しいものです。もともとは文書の分析ツールです。特にあなたが電子メールで送るものの場合私たちはしばしば電子メールで文書を送信することを戸惑うことがあります。その人が文書を見たかどうかは関係ありません。しかも、機密文書の場合、文書の受信者がそれをさらに転送した場合、さらに心配します。 DocSendの助けを借りて、あなたのドキュメントに何が起こるかを知ることができます。人がそれを開いた時を知ってから、何回ダウンロードされたかどうか、そしてそれが誰かに転送されたかどうか。 DocSendを使ってすべてを追跡することができます。

今、このツールはOutlook Mailで利用できます。 DocSend for Outlookは、Outlook Mailのアドインとして使用されたときと同じ作業を行います。

DocSend for Outlookを入手するには、ホームページにアクセスして無料でダウンロードするだけです。DocSendのアカウントをOutlookメールにリンクして、文書の通信を容易にします。これはあなたのブラウザで開くWebアプリケーションです。

DocSend for Outlook

DocSend for Outlookのドキュメントセンターでは、PC、ボックス、Dropbox、Googleドライブ、OneDriveのドキュメントをリンクすることができます。 DocSendツール。 DocSendにログインすると、次のダッシュボードが表示されます。

DocSendツールの左側のメニューは、Dashboard、Documents、Present、Contacts、TeamおよびAdd-insのタブで構成されます。ドキュメント共有ツール。連絡先と共有している各文書のリンクを作成します。 1つのドキュメントに異なるリンクを作成して、ドキュメントを追跡することさえできます。受信者がリンクをクリックするたびに、その文書の統計情報が表示されます。たとえば、

Visit Stats

が次のイメージに表示されます。

DocSend for Outlookの使い方 DocSendの仕組みを理解しているので、DocSendがOutlook Mailでどのように機能するかを見てみましょう。 DocSendにサインアップすると、Outlook Mailにアドインが表示されます。 [新規メール]をクリックし、新しく開いたメールウィンドウの右側を確認します。次のアイコンを青色で探します。

このロゴをクリックすると、電子メールの右側にDocSendウィンドウが開きます。次の図に示すように、DocSend for Outlookにはさまざまなタブ/機能が含まれています。

DocSendに既に存在するドキュメントは、[マイドキュメント]で確認できます。上の画像では、私は3つの文書しか含んでいません。ただし、リストが長い場合は、検索ウィンドウで目的の文書を検索できます。

あなたの同僚または友人に送信したい文書を選択したら、その文書のプロパティの設定を開始することができます。電子メールで送信する文書を選択すると、DocSend for Outlookの次のウィンドウが表示されます。

上の画像に示すように、選択した文書ごとに

匿名表示を許可する（または許可しない）

ダウンロードを許可する（または許可しない）

有効期限を設定する（または設定しない）

• パスコードを保護する（またはパスワードを設定しない）
• 4つのタブには、右側に「オン」ボタンと「オフ」ボタンがあります。このようにして、受信者がドキュメントで何ができるのかを決定（および制御）できます。たとえば、[ダウンロードを許可する]を[オフ]に設定すると、受信者はドキュメントを表示できますが、PC上ではダウンロードできません。同様に、「有効期限の設定」オプションを「オン」にすることで、文書の有効期限を設定することもできます。
• DocSend for Outlookでは、受信者が自分のメールボックスに文書を表示できるようになるまで選択できます。有効期限（および時間）の後、受信者はその文書をまったく見ないでしょう。この機能は、日常的なレポートや統計情報など、人生の限られたドキュメントに非常に役立ちます。
• ドキュメントがパスワードで保護されていない場合は、心配しないでください！ DocSend for Outlookを使用してパスワードを設定できるようになりました。 「Passcode protect」の前にあるOn / Offボタンをクリックするだけで、パスワードを挿入することができます。

最後に、すべてのオプションを選択して送信する文書のプロパティを設定すると、ドキュメントのリンクを挿入します。これは何もないですが、DocSend for Outlookはあなたが送信しようとしているドキュメントのための一意のリンクを作成します。これはメール本体に挿入されます。

受信者は、ドキュメント自体ではなく、受信した電子メールにこのリンクを表示します。受信者がリンクをクリックすると、ブラウザで開きます。そこから、受信者は、受信者にどのようなアクセスが提供されているかに応じて、ドキュメントの表示、ダウンロード、印刷を行うことができます。このウィンドウは次のように表示されます。

DocSend for Outlookは、通常の操作とは別に、さらに興味深い機能を提供します。受取人は、DocSend for Outlookを使用して文書に基づいてコメントや質問を行うことができます。

結論

DocSend for Outlookは文書を管理するための優れたツールと考えています。 DocSend for Outlookを使用すると、文書を送信したり、パスワードで保護したり、受信者のリストを管理したりするなど、文書に関する多くの手間を省くことができます。 DocSendブログでDocSend for Outlookのブログを読むことができます。

このツールの使い方を教えてください。