Microsoft Outlook 2013のマスターのための10のヒント

電子メール、カレンダー、連絡先を追跡することで、就業時間外に無駄な時間を吸うことができます。 Outlookで仕事をスピードアップするものなら、生産性を大幅に向上させることができます。受信トレイに表示したいメッセージだけが表示された場合を想像してみてください。重要な連絡先情報を数秒で見つけられるかどうかを検討してください。なぜあなたは、ハイライトされたOutlookの機能の一部が宣伝されているように機能していないのかを知っていたらどうなりますか？

これらの10のヒントは、メッセージやアジェンダを徹底的に掘り下げ、あなたの受信トレイをあなたの方法で表示する

あなたが見たいように画面を整理したら、表示設定を保存していつでも戻ることができます。

最初に受信トレイを開くと、このように見る必要はありません。 Oulookの多くのカスタマイズオプションを表示するには、リボンツールバーの

表示 タブをクリックし、 表示変更 を選択します。 また、[表示]タブで

メッセージプレビュー を選択し、 オフ を選択すると、オンにすることができますプレビューをオフにします。または、ヘッダーの下のメッセージテキストの行数を表示するには、 1,2, または 3 のいずれかを選択します。現在のフォルダまたはすべてのメールボックスに対してこれらのオプションを設定できます。 列の追加や順序の並べ替えなど、ビューをカスタマイズするオプションは

表示の設定 をクリックします。アレンジオプションでは、日付、件名などの電子メールを並べ替えることができます。レイアウトオプションを使用すると、フォルダペインと読み込みペインをカスタマイズできます。 受信トレイを設定したら、

ビューの変更>現在のビューを新しいビューとして保存をクリックします。 次に、ビューの名前を入力し、誰がどのフォルダを使用できるかを指定します。将来は、 ビューの変更 を選択し、保存したビューを選択してこのビューに戻ります。 2。

既読のメッセージが既読のメッセージに表示されている場合、既読に自動的にマークする

読む。

[ファイル]> [オプション]> [メール]の順に選択して、[メール]を選択し、

をクリックし、 読み込み枠 ボタンをクリックします。 「読み込みペインに表示されているときにアイテムを読み取ったものとしてマークする」チェックボックスをオンにします。 Outlookが読み取り専用としてマークする前に、読み取りウィンドウにメッセージを表示する秒数を調整します。デフォルトは5秒です。 30秒に設定されているとしましょう。 その後、読み込みペインでメッセージをプレビューしている間に、30秒以上表示された電子メールだけが自動的に読み込み済みとしてマークされます。 未読メッセージにはデフォルトで青色のマークが付けられていますが、変更することもできます。

Outlook 2013には未読メッセージを示す新しい方法があります。受信トレイのメッセージの左側に青いバーがあり、メッセージのヘッダーも青色で表示されます。

この青は条件付き書式を使用して適用されます。ただし、色とフォントの両方を変更することはできます。

メールを送信した人や、件名に表示される単語に基づいて、特定の色をメールに割り当てることができます。これを行うには、

表示>表示設定>条件付き書式を選択します。

未読メッセージルールと青色が表示されます。

をクリックして新しいルールを追加することもできます。まず、名前ボックスにルールの名前を入力します。次に、 フォント

をクリックし、電子メールヘッダーに適用するフォントとフォントの色を選択します。最後に、 条件 ボタン。 [フィルタ]ダイアログボックスが表示されたら、新しい設定でどの形式の電子メールをフォーマットするかを指定するオプションを選択します。設定を保存するには、 OK を3回クリックします。 4。 To-Doバーを元に戻す Outlook 2013にTo-Doバーを表示することはできますが、過去と同じように効果的に機能しません。 Outlook 2013ではTo-Doバーがデフォルトで無効になっています。戻ってくるのは簡単です。 表示

タブをクリックし、

To-Do Bar、

を選択し、ドロップダウンリストからTo-Doバーに表示する項目を選択します。オプションは、To-Do Barを Off （デフォルト）にするか、 Tasks、People および Calendar の組み合わせを表示することです。これらのオプションを選択する順序によって、To-Doバーに表示される順序が決まります。たとえば、最初に選択された タスク が先頭にあります。 2番目のアイテム People がその下に表示され、3番目のカレンダー がバーの下部に表示されます。 ただし、To-Doバーは機能しなくなりました以前のバージョンのOutlookではそうでした。どのようにバーが広いかにかかわらず、あなたは1ヶ月のカレンダーしか見ることができません。さらに、今日予定されている予定がない場合、明日の予定がある場合でも予定は表示されません。 5。あなたのソーシャルメディアアカウントに接続する ソーシャルネットワークアカウントダイアログを使用して、OutlookをLinkedInとFacebookとリンクさせて、連絡先の詳細にOutlook内からアクセスできるようにする Outlookをソーシャルメディアアカウントに接続すると、連絡先とその活動に関するデータを表示する ソーシャルネットワークアカウントをOutlook 2013にリンクするには、

ファイル>情報>アカウント設定

>

ソーシャルネットワークアカウント

を選択します。希望のサービスを選択し、アカウントの詳細を入力し、Outlookにあなたのアカウントにアクセスする権限を与えることによって、LinkedInとFacebookに接続します。あなたが追加したソーシャルサイトを使用している連絡先リストの人々の詳細は、OutlookのPeopleエリアに表示されます。

連絡先情報のクリーンナップ 連絡先の連絡先機能を使用すると、情報がより簡単にアクセスできるように、複数の連絡先エントリをリンクすることができます OutlookのPeopleモジュールの新機能により、FacebookやLinkedIn。場合によっては、1人の連絡先リストに複数の連絡先エントリがあり、それぞれの場所に異なる詳細が表示されます。 1つの連絡先に対して複数のエントリをリンクして、データを1か所で統合できます。興味のある連絡先をクリックし、ホーム> 人

を選択して情報を表示します。

画面の右側で

連絡先を開く

をクリックすると、その人の連絡先エントリ。 [人の検索]ボックスには、その人物の識別情報が入力され、Outlookには、その人物と一致する他の連絡先エントリが返されます。同じ人の場合は、その項目をクリックして詳細をリンクします。 7。 Outlookがデフォルトで検索する場所を制御する Outlook 2013を設定して、デフォルトでフォルダ内を検索するように設定できます。

Outlookで電子メールを検索するとき、デフォルトの場所は現在のメールボックスです。しかしながら、これはしばしばあまりにも限られている。たとえば、すべてのメールボックスの一致するすべてのエントリを検索する場合は、検索するたびに検索ボックスのリストからこのオプションを選択する必要があります。 Outlookは検索に使用します。これを行うには、 ファイル>オプション>検索を選択します。

結果

領域では、これらの4つのオプションのいずれかを選択して結果を含めることができます。現在のフォルダ、受信トレイから検索するときの現在のメールボックス、現在のメールボックス。またはすべてのメールボックス。使用するオプションを選択し、

OK をクリックします。これは、Outlook検索のデフォルトになりますが、必要に応じて検索ベースで変更することもできます。 8.クイックステップまたはルールを使用するかどうかを決定する クイックステップとルールは類似のタスクを実行しますが、どのような目的で使用するかは明確に選択できます。 クイックステップはOutlook 2010で導入されましたOutlookでタスクをすばやく実行する方法。ただし、ルールではなくクイックステップを使用する理由が不思議に思うかもしれません。クイックステップは柔軟性があり、使用するときに適用することができます。ルールの柔軟性は低く、セットアップ後は自動的に適用されます。 これらのうちどれを使用するべきかは、タスクによって決まります。たとえば、毎回特定の方法で常に処理する必要のあるメッセージを識別できる場合など、ルールを使用します。あなたの上司からのすべての着信メッセージを特定のフォルダに移動する場合は、ルールを使用します。あなたの上司の電子メールがユニークな電子メールアドレスで簡単に識別できるので、ルールはうまくいくでしょう。 一方で、特別なフォルダに入ってくるプレスリリースを保存すると、これはクイックステップこれらの電子メールが誰から来るのかを事前に知らないでください。電子メールをプレスリリースを含むものとして一意に識別する方法がなければ、メッセージを自動的に処理するルールを書くことはできません。ただし、クリックして選択したメッセージを特定のフォルダに移動するクイックステップを作成することができます。クイックステップは、電子メールにプレスリリースが含まれていることを識別することはできません。あなたはそれを行う必要がありますが、電子メールを移動する必要があると判断した場合は、電子メールを移動する処理が高速になります。 [ホーム]タブのツールを使用して、Outlookの[メール]領域でクイックステップとルールを作成できます。

お気に入りを利用する

お気に入りのフォルダをお気に入りにして、フォルダペインの上部に表示され、簡単に見つけて使用できます。

メールアカウントがいくつかある場合、フォルダペインはフォルダほとんどの時間使用するフォルダを探すために移動するのに時間がかかります。これらのフォルダをお気に入りとして追加すると、これらのフォルダを簡単に見つけることができます。

お気に入りエリアが表示されない場合は、メールに切り替えて

表示>フォルダペイン

を選択し、

お気に入りを有効にするをクリックします

。これで、フォルダペインで右クリックして

お気に入りに表示 を選択すると、お気に入りに任意のフォルダを追加できます。検索フォルダをお気に入りに設定することもできますので、簡単に検索して使用できます。 10。 IMAPを使用することの結果を理解する メールサービスがIMAPプロトコルを使用する場合、詳細なメッセージのフラグ付けを含むOutlookの機能は使用できません メールアカウントでIMAPプロトコルを使用する場合、 Outlook 2013で動作します。これは、IMAPを使用すると、どのデバイスからでもメールにアクセスできるようになるため、ユーザー数が増加するにつれて問題になります。 IMAPメールを使用しているときは、Outlookではメッセージヘッダーだけをダウンロードし、そこからダウンロードするメッセージを決定することはできません。代わりに、すべての電子メールが自動的にダウンロードされるようになりました。さらに、IMAPでは、メッセージに詳細なフラグを追加することはできません。フラグはオンまたはオフのいずれかであり、異なるものを意味するように設定することはできません。 Hotmailアカウントのメッセージを除いて、カテゴリにメッセージを割り当てることはできません。